Hoe kan ik cliënten overnemen van of overdragen aan een collega?

Is jouw collega plots uitgevallen en is er geen overdracht moment geweest? Het is niet mogelijk om jezelf te koppelen aan een cliënt buiten je eigen caseload. De secretaresse in het platform kan dit voor jou doen. Je kunt de secretaresse vinden door te filteren op 'Secretaresse' onder de tab 'Professionals'.

Heeft niemand de rol van secretaresse in het platform? De applicatiebeheerder heeft de rechten om zichzelf of een andere professional de rol van secretaresse te geven. Je kunt hier voor contact opnemen met de applicatiebeheerder van het platform. Klik hier hoe je de applicatiebeheerder kunt vinden.(Opent in nieuwe venster)

Cliënten overdragen kan zowel door de secretaresse van het platform worden uitgevoerd als door jezelf.

Je neemt de volgende stappen om een cliënt over te dragen:

Stap 1: Koppel eerst de hulpverlener die jouw cliënt gaat overnemen aan het cliëntaccount:

• Open het cliëntaccount
• Klik op 'Professionals' in het linkermenu
• Klik vervolgens op 'Hulpverlener koppelen' en selecteer jouw collega.
• Klik vervolgens 'verstuur koppelverzoek naar cliënt'

Stap 2: Vervolgens moet je de tools die je begeleidt overdragen aan jouw collega:

• Open het cliëntaccount
• Klik op 'Professionals' in het linkermenu
• Klik vervolgens op 'Beheer relatie' bij je eigen naam en selecteer de nieuwe hulpverlener en klik op de knop 'Tools overdragen aan hulpverlener' (de tools zijn automatisch aangevinkt).

Dit is een belangrijke stap. Als de tools niet worden overdragen, worden alle tools 'onbegeleid'. De feedbackmomenten worden uitgezet.

3. Ontkoppel tot slot jezelf.

Je kunt als organisatie ervoor kiezen dat het overnemen/overdragen van cliënten eerst moet worden gekeurd door de cliënt middels een koppelverzoek. Een gekoppelde professional heeft namelijk inzage in het gehele account van de cliënt (met uitzondering van de gesprekken met andere professionals). 

Koppelverzoek staat niet standaard aan. Heb je interesse in deze functionaliteit? Neem dan contact op met de applicatiebeheerder van jullie platform of de Minddistrict servicedesk.

Een koppelverzoek versturen

Er zijn twee opties om een koppelverzoek te versturen. De secretaresse in het platform kan een koppelverzoek versturen voor een andere professional. Of je zoekt buiten je caseload naar een cliëntaccount waaraan je gekoppeld wilt worden. 

Zoeken buiten je caseload is een functionaliteit die niet standaard aan staat. Het is afhankelijk van de instellingen van het platform of je deze optie beschikbaar is. Wanneer je hier vragen over hebt, kun je contact opnemen met de applicatiebeheerder(s) van jouw platform.(Opent in nieuwe venster)

Optie 1: De secretaresse verstuurt een koppelverzoek:

Koppel eerst de hulpverlener aan het cliëntaccount:

• Open het cliëntaccount
• Klik op 'Professionals' in het linkermenu
• Klik vervolgens op 'Koppelverzoek hulpverlener' en selecteer de collega.
• Klik tot slot op 'Verstuur koppelverzoek naar cliënt'

Je kunt een koppelverzoek annuleren door bij openstaande koppelverzoeken bij 'Beheer verzoek'.

Optie 2: Verstuur een koppelverzoek door buiten je caseload te zoeken:

• Ga naar de tab 'Cliënten' in het platform.
• Ga naar tab 'Andere cliënten'. In verband met privacy moet je een motivatie opgeven waarom je buiten je eigen caseload wilt zoeken.
• Je kunt je zoekopdracht filteren op:
  • Naam
  • Emailadres
  • ID
  • Geboortedatum

Deze actie (inclusief je opgegeven motivatie) wordt gelogd in het systeem en is zichtbaar voor de applicatiebeheerder van het platform.

• Vervolgens krijg je de keuze om A: Een koppelverzoek te versturen of B: Tijdelijke toegang te verkrijgen.

Met tijdelijke toegang krijg je alleen leesrechten in rechten. Je kunt niets in het account aanpassen.

• Kies voor 'Verstuur koppelverzoek aan cliënt'.

Je kunt een koppelverzoek annuleren door dezelfde stappen te doorlopen.

Hoe ziet het verzoek eruit voor de cliënt?

De volgende stap ligt bij de cliënt. Er wordt een taak via het platform naar de cliënt gestuurd om het koppelverzoek te accepteren of af te wijzen. De cliënt ontvangt over deze taak een email.

De cliënt krijgt een overzicht in welke tools de professional inzage krijgt. Het is niet mogelijk dat de cliënt hierin een selectie maakt. De cliënt geeft toestemming dat het gehele cliëntaccount kan worden ingezien (met uitzondering van gesprekken tussen andere professionals).

Wat gebeurt er als een cliënt een verzoek accepteert of weigert?

Wanneer een cliënt een verzoek accepteert of afwijst krijgt de professional hierover een email. Wanneer er door de secretaresse een koppelverzoek is gedaan namens een hulpverlener en dit verzoek is geweigerd, dan krijgt de secretaresse dit te zien bij Koppelverzoek.