Jeder hat seinen eigenen Kommunikationsstil und damit auch seinen eigenen Schreibstil. Es gibt keinen richtigen Weg, Feedback zu schreiben. Es gibt jedoch einige Richtlinien und Tipps, die Ihnen beim Schreiben helfen können. Je öfter Sie schreiben, desto besser werden Sie darin.


Machen Sie es persönlich

Schreiben Sie Ihre Nachricht in Ihrem eigenen Stil und verwenden Sie die gleichen Worte und Begriffe, die Sie auch im persönlichen Kontakt verwenden würden. Achten Sie darüber hinaus auf Details, die für diesen Kunden einzigartig sind.

Ist es möglich, alle Rückmeldungen einfach zu kopieren und in den nächsten Kunden einzufügen, der demselben Modul folgt? Dann ist Ihr Feedback nicht persönlich genug.
'Unpersönliche' Sätze sind nicht falsch, solange sie mit persönlichen Sätzen durchsetzt sind.

Konzentration auf das, was gut läuft

Es motiviert die Teilnehmenden, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was gut gelaufen ist. Wenn möglich, machen Sie Ihrem Gegenüber ein Kompliment.

Was macht ein schriftliches Kompliment zu einem guten Kompliment? 

  1. Geben Sie an, was Sie beobachtet haben.
  2. Sagen Sie, warum es ein Kompliment wert ist.
  3. Machen Sie nur dann ein Kompliment, wenn Sie es ernst meinen.
  4. Übertreiben Sie es nicht mit Komplimenten.
  5. Vergleichen Sie sich nicht mit der Vergangenheit oder mit anderen Menschen.
  6. Versuchen Sie, Urteile zu vermeiden.

Überprüfen Sie Ihre Annahmen

Wenn Sie eine Nachricht von Teilnehmenden lesen, sehen Sie genau hin. Formulieren Sie im Zweifel Rückfragen und gehen Sie nicht von unbestätigten Annahmen aus.

Von: Ich sehe, dass du viele Dinge tust, um deine Angst zu kontrollieren.
Zu: Es scheint, dass Sie Dinge tun, um Ihre Ängste in den Griff zu bekommen, z. B. dass Sie immer einen Freund bitten, Sie zu begleiten, wenn Sie auf die Straße gehen. Stimmt das?

 Halten Sie sich kurz 

Sie müssen nicht auf alles antworten, was der/die Teilnehmende geschrieben hat. Sehr lange Rückmeldungen sind schwieriger zu lesen und zu viele Details lenken ab. Halten Sie sich an den Zweck der Sitzung und wählen Sie 1 oder 2 Themen aus, zu denen Sie weiteres Feedback geben möchten.

 Aufbau einer Nachricht 

Eine Nachricht besteht im Allgemeinen aus den folgenden Teilen: 

  1. Begrüßung
    Schreiben Sie Ihre Begrüßung so, wie Sie normalerweise mit den Teilnehmenden kommunizieren.
  2. Eröffnungssatz
    Wenn Sie eine:n Teilnehmende:n treffen, gehen Sie in der Regel nicht sofort auf die Einzelheiten ein, sondern bieten ihm eine Tasse Kaffee an, nehmen ihm den Mantel ab usw. Das funktioniert online genauso: Sie beginnen nicht mit dem Kern des Feedbacks, sondern mit einem guten Eröffnungssatz.
    Gute Möglichkeiten hierfür sind:
    Kompliment an die/den Teilnehmende/n für die Übermittlung der Informationen. Machen Sie eine Bemerkung über etwas, das in Ihrem letzten Kontaktmoment passiert ist.
  3. Zusammenfassung
    Erstellen Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was der/die Teilnehmende geschrieben hat. Damit zeigen Sie, dass Sie die Nachricht gründlich gelesen haben, und Sie können überprüfen, ob Sie die Nachricht richtig verstanden haben.
    Versuchen Sie, so oft wie möglich genau dieselben Wörter wie der/die Teilnehmende zu verwenden. Damit minimieren Sie die Gefahr von Missverständnissen.
  4. Hauptthema
    Schreiben Sie einen oder zwei Absätze über den Hauptzweck Ihrer Nachricht.
    Vor allem in den ersten Sitzungen werden Sie auf viele Dinge stoßen, auf die Sie reagieren möchten. Tun Sie dies nicht. Halten Sie sich an das Ziel der Sitzung und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen, die mit diesem Ziel in Einklang stehen.
  5. Nächste Schritte
    Nach dem Lesen Ihrer Nachricht oder Ihres Feedbacks muss den Teilnehmenden klar sein, was er/sie tun soll. Soll mit der nächsten Sitzung fortgefahren werden? Sollte auf Ihre Nachricht reagiert werden? Wann werden Sie sich wiedersehen?
    Sehen Sie die Teilnehmenden auch persönlich, oder führen Sie Telefongespräche mit ihnen? Beziehen Sie sich dann in Ihrem Feedback auf diese Kontaktmomente und andersherum. Zeigen Sie, dass e-Health ein wichtiger Bestandteil der gesamten Behandlung ist. 
  6. Verabschiedung
    Wie die Begrüßung sollte auch Ihr Schlusswort widerspiegeln, wie (un)formell der Kontakt mit der/dem Teilnehmenden ist. "Beste Grüße", "Herzliche Grüße" oder "Bis zum nächsten Mal" sind alle im individuellen Zusammenhang angemessen.