Iedereen heeft een eigen communicatiestijl en daarmee ook een eigen schrijfstijl. Er is geen correcte manier om feedback te schrijven. Wél zijn er enkele richtlijnen en tips die jou kunnen helpen bij het schrijven. Hoe vaker je schrijft, hoe beter je hierin wordt.


Structuur van een bericht 

Een bericht bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen: 

  1. Begroeting
    Schrijf jouw begroeting aan de hand van hoe je normaal gesproken communiceert met jouw cliënt.
  2. Openingszin
    Wanneer je een cliënt ontmoet, ga je meestal niet meteen de details in, maar bied je jouw cliënt een kop koffie aan, neem je de jas aan, etc. Online werkt dit hetzelfde: je begint niet meteen met de kern van de feedback, maar je opent met een goede openingszin.
    Goede manieren om dit te doen zijn:
    Geef de cliënt een compliment voor het versturen van de informatie.
    Maak een opmerking over iets dat tijdens jullie laatste contactmoment heeft plaatsgevonden.
  3. Overzicht
    Maak een korte samenvatting van wat de cliënt schreef. Hierdoor laat je zien dat je het bericht van de cliënt grondig hebt gelezen en kun je ook nagaan of je de cliënt goed hebt begrepen.
    Probeer zoveel mogelijk exact dezelfde woorden te gebruiken als de cliënt. Dit laat duidelijk zien dat je gelezen hebt wat de cliënt schreef en je minimaliseert de kans op een misverstand.
  4. Hoofdonderwerp
    Schrijf 1 of 2 paragrafen over het hoofddoel van jouw bericht.
    Zeker in de eerste sessies kun je veel dingen tegenkomen waarop je wilt reageren. Doe dit niet. Blijf bij het doel van de sessie en focus op de belangrijkste informatie die in lijn ligt met dit doel.
  5. Volgende stappen
    Na het lezen van jouw bericht of feedback moet het duidelijk voor de cliënt zijn wat die moet doen. Moet de cliënt doorgaan met de volgende sessie? Moet de cliënt reageren op jouw bericht? Wanneer zien jullie elkaar weer?
    Zie je de cliënt ook face-to-face, of voer je telefoongesprekken met de cliënt? Verwijs dan in jouw feedback naar deze contactmomenten en andersom. Laat zien dat ehealth een belangrijk onderdeel van de behandeling als geheel is. 
  6. Afsluiting
    Zoals de begroeting, zou je afsluiting moeten aansluiten bij hoe (in)formeel het contact met je cliënt is. Met vriendelijke groet, met hartelijke groet of tot de volgende keer, het kan allemaal passend zijn.

Maak het persoonlijk

Schrijf jouw bericht in je eigen stijl en gebruik dezelfde woorden en termen die je bij face-to-face contact zou gebruiken. Besteed daarnaast aandacht aan details die uniek voor deze cliënt zijn.

Is het mogelijk om simpelweg alle feedback te kopiëren en plakken naar de volgende cliënt die dezelfde module volgt? Dan is jouw feedback niet persoonlijk genoeg.
'Onpersoonlijke' zinnen zijn niet verkeerd, zolang deze worden afgewisseld met persoonlijke zinnen.

Concentreer je op wat goed gaat

Het motiveert de cliënt als je focust op datgene wat goed is gegaan. Geef jouw cliënt een compliment indien mogelijk.

Wat maakt een geschreven compliment een goed compliment? 

  1. Geef aan wat je hebt geobserveerd
  2. Vertel waarom dit een compliment 'waard' is
  3. Geef alleen een compliment wanneer je het meent
  4. Overdrijf niet
  5. Vergelijk niet met het verleden of met andere personen
  6. Probeer oordelen te vermijden

Controleer je aannames

Wanneer je een bericht van een cliënt leest, dan observeer je iets of je merkt iets op. Formuleer een hypothese in plaats van te stellen dat iets 'de waarheid' is en vraag de cliënt of hij/zij dit herkent en/of hiermee akkoord gaat.

Van: Ik zie dat je veel dingen doet om jouw angst te controleren.
Naar: Het lijkt alsof je dingen doet om jouw angst te controleren, bijvoorbeeld door altijd een vriend mee te vragen als je over straat gaat. Herken je dit?

Houd het kort 

Je hoeft niet op alles te reageren op wat de cliënt heeft geschreven. Hele lange feedback is moeilijker om te lezen en teveel details zijn afleidend. Hou je aan het doel van de sessie en kies 1 à 2 onderwerpen om verdere feedback over te geven.