Wie erstellt man ein Teilnehmer:innen-Konto? Wie können Sie Ihren Fallbestand (Caseload) richtig verwalten? Alles darüber können Sie auf dieser Support-Seite lesen.


Menü im Teilnehmer:innen-Konto


Die Teilnehmer:innen-Datei verfügt über ein Menü auf der linken Seite des Bildschirms. Von diesem Menü aus können Sie alle Teile des Kontos anzeigen.

  • Dashboard: Diese Seite wird standardmäßig geöffnet, wenn Sie ein Konto eröffnen. Auf diesem Dashboard können Sie in einer Übersicht alle Anwendungen sehen, an denen der:die Teilnehmer:in arbeitet, und den Fortschritt sehen.
  • Details: Hier finden Sie die Kontodaten des:der Teilnehmer:in (wie Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse). Sie können diese Daten anpassen. Sie können das Konto hier auch deaktivieren und die Willkommens-E-Mail erneut versenden.
  • Gespräche: Auf dieser Seite finden Sie alle Gespräche, an denen Sie und diese:r Teilnehmer:in gemeinsam beteiligt sind.
  • Kontakthistorie: Jede Aktion, die in einem Kundenkonto stattfindet, wird aufgezeichnet. Sie finden dieses Protokoll unter der Kontakthistorie. Der:die Teilnehmer:in hat auch in seinem eigenen Konto Zugriff auf dieses Protokoll.
  • Aufgaben: Hier können Sie sehen, welche Aufgaben für den:die Teilnehmer:in noch offen sind. Sie können auch sehen, welche Aufgaben Sie als Therapeut:in für diese:n Teilnehmer:in noch zu erledigen haben.
  • Therapeuten: Hier können Sie sehen, welche Therapeut:innen/Betreuer:innen verlinkt sind. Sie können auch andere Therapeut:innen/Betreuer:innen verknüpfen. Sie können die Verknüpfung von Therapeut:innen/Betreuer:innen aufheben (entknüpfen)- falls gewünscht - Sie können auch die Tools auf eine andere Person übertragen.
  • Tools: Die anderen Menüpunkte betreffen die Orientierungshilfen auf der Plattform. Hier können Sie sehen, an welchen Modulen, Schulungen, Tagebüchern und Fragebögen der:die Teilnehmer:in gerade arbeitet. Sie können den Fortschritt der Tools sehen und neue Tools hinzufügen. Sie können auch sehen, ob und welche Tools ein Kunde archiviert hat. 

Einen Teilnehmer:innen-Account anlegen


Um einen Teilnehmer:innen-Account anzulegen, gehen Sie zu "Teilnehmer" und klicken Sie auf "+ Teilnehmer hinzufügen". Um ein Konto bzw. Account zu erstellen, benötigen Sie die folgenden Informationen:

  • Geschlecht
  • Vorname und Nachname
  • Email-Adresse
  • Geburtsdatum
Je nach den Einstellungen auf Ihrer Plattform kann es auch erforderlich sein, eine Telefonnummer oder eine Teilnehmer-ID einzugeben. Sie haben auch die Möglichkeit, ein sogenanntes "Label" hinzuzufügen oder ein Bündel für den:die Teilnehmer:in zu erstellen und dieses ihm:ihr hinzuzufügen. Diese Optionen  sind optional.

Wenn Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf "Hinzufügen", und das Konto wird erstellt. Ihr:e Teilnehmer:in erhält eine Willkommens-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse, mit der er/sie ein Passwort erstellen und sich anmelden kann.



Haben Sie Probleme beim Anlegen eines Kontos?

Anpassen oder (De-)aktivieren eines Teilnehmer:innen-Kontos

Als Therapeut:in können Sie ein Teilnehmer:innen-Konto anpassen. Gehen Sie dazu auf das Teilnehmer:in-Konto und klicken Sie im linken Menü auf "Details".



  • Bearbeiten:Hier haben Sie die Möglichkeit, die Daten des:der Teilnehmer:in zu bearbeiten. Sie können den Namen, die E-Mail-Adresse, das Geschlecht und das Geburtsdatum eingeben. Optional können Sie das Teilnehmer:innen-Konto beschriften.
  • Das Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Authentifizierung (standardmäßig nicht verfügbar): Hat der:die Teilnehmer:in keinen Wiederherstellungscode mehr, um sich mit der zweistufigen Authentifizierung anzumelden? Dann können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den:die Teilnehmer:in hier auch zurücksetzen.
  • Willkommens-E-Mail erneut senden:Hier haben Sie die Möglichkeit, die Willkommens-E-Mail erneut zu versenden. Der:die Teilnehmer:in erhält dann eine E-Mail mit einer Schaltfläche zum Erstellen eines Passworts. Die Schaltfläche in der E-Mail ist 7 Tage lang gültig.
  • Deaktivieren:Sie deaktivieren ein Teilnehmer:innen-Konto, wenn ein:e Teilnehmer:in nicht mehr in Ihrer Einrichtung/Organisation behandelt oder beaufsichtigt wird. Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass der:die Teilnehmer:in sich nicht mehr anmelden kann. Seine:ihre Daten werden gespeichert. Sie können natürlich jederzeit ein deaktiviertes Konto wieder aktivieren.
Möchten Sie Ihrem:r Teilnehmer:in weiterhin Zugang zu seinem:ihrem Konto gewähren, aber Sie möchten nicht mehr kontaktiert werden? Dann stellen Sie sicher, dass Sie die Verbindung zwischen den Tools und den Therapeut:innen bzw. Betreuer:innen des:der Teilnehmer:in aufheben. Wie das geht, erfahren Sie im letzten Kapitel dieser Seite.

Löschung des Teilnehmer:innen-Kontos

Ein:e Teilnehmer:in hat nach der DSGVO das Recht, sein:ihr Konto löschen zu lassen. Wenn ein:e Teilnehmer:in die Löschung seines:ihres Kontos beantragt, können Sie diesen Antrag an den Applikationsmanager der Minddistrict-Plattform stellen. Er oder sie kann dann die Löschung beim Minddistrict Service Desk beantragen.

Bei der Löschung eines Teilnehmer:innen-Kontos werden alle Daten (dazu gehören alle Daten in den Modulen, einschließlich der Therapeutenfeedbacks, Tagebücher, Gespräche und Kontoinformationen) endgültig gelöscht. Dies ist ein irreversibler Vorgang. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden.


Das Verfahren des Servicedesks

Um die Anfrage bearbeiten zu können, benötigt der Service Desk von Minddistrict die Plattform-URL und die anonymisierte Teilnehmer:innen-ID. Sie können diese Informationen dem Applikationsmanager zur Verfügung stellen.(öffnet in einem neuen Fenster) Sammeln Sie diese Daten im Voraus, um das Verfahren zu beschleunigen. Klicken Sie hier, um die Plattform-URL zu finden(öffnet in einem neuen Fenster) und Klicken Sie hier, um die Teilnehmer:innen-ID zu finden.(öffnet in einem neuen Fenster)



Sobald der Minddistrict Service Desk alle notwendigen Informationen vom Applikationsmanager erhalten hat, bittet er um eine Bestätigung der Löschungsanfrage. Die Löschung eines Teilnehmer-innen-Kontos ist eine irreversible Aktion. Der Applikationsmanager kann Sie als Therapeut:in um diese Bestätigung bitten. Sobald der Service Desk die Bestätigung erhalten hat, wird der Antrag innerhalb von 5 Arbeitstagen bearbeitet. Der Applikationsmanager erhält eine Bestätigungs-E-Mail, wenn das Konto gelöscht worden ist.

Ver(ent)knüpfung von einem:r Teilnehmer:in

Sie müssen mit einem Teilnehmer-in-Konto als Therapeut verknüpft sein, um dieses Konto anzeigen und bearbeiten zu können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sich zu verknüpfen:

  • Wenn Sie als Therapeut:in selbst ein Teilnehmer-in-Konto anlegen, werden Sie automatisch zugeordnet.
  • Ein:e Therapeut:in, der:die bereits verknüpft ist, kann eine:n andere:n Therapeut:in verknüpfen.
  • Ein:e Therapeut:in bzw. Betreuer:in mit der Rolle "Koordinator" kann ebenfalls Therapeut:innen verknüpfen.


Eine:n andere:n Therapeut:in (oder Supervisor:in) verknüpfen

Um eine:n andere:n Therapeut:in (oder Supervisor:in) zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Teilnehmer:in-Konto
  2. Gehen Sie zu 'Therapeuten' (linken Menü)
  3. Klicken Sie auf 'Therapeuten verknüpfen'
  4. Wählen Sie den:die jeweilige:n Therapeut:in bzw. Betreuer:in und klick Sie auf 'Therapeuten verknüpfen'
Es ist auch möglich, eine:n Therapeut:in bzw. Betreuer:in zu bestimmen. Ein:e Supervisor:in ist eine Person, die das Teilnehmer:innen-Konto einsehen können muss, es aber nicht aktiv begleitet. Jemand, der die Rolle des "Supervisor" zugeordnet ist, kann keine Nachrichten von dem:der Teilnehmer:in senden und empfangen. Der Supervisor kann sehen, was der:die Teilnehmer:in in den Modulen geschrieben hat und welches Feedback der Therapeut:in bzw. Betreuer:in dazu abgegeben hat.


Sich selbst mit Teilnehmer:innen ausserhalb des eigenen Caseloads (Fallbestands) verknüpfen.

Um sich selbst mit einem Teilnehmer:in-Konto ausserhalb Ihres eigenen Caseloads zu verknüpfen, folgen Sie den nächsten Schritten:

  1. Gehen Sie zu dem "Teilnehmer"Reiter und klicken Sie rechts auf "weitere Teilnehmer"
  2. Geben Sie eine Motivation ein, weshalb Sie sich mit der Person verbinden möchten (z.B. Behandlung oder Einsicht)
  3. Suchen Sie das Teilnehmer:in-Konto, indem Sie Daten der gewählten Person eingeben (Name, E-mail-Adresse, Status, Geschlecht usw.)
  4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "A. Mich verbinden" oder "B. Vorübergehenden Zugang einholen"
Nicht bei allen Therapeut:innen erscheint die Option A. oder B. In dem Fall sehen Sie nur eine Möglichkeit, zum Beispiel die Schaltfläche "Mich verbinden"

Sich selbst oder andere Therapeut:innen entknüpfen.

Sie können sich selbst oder andere Therapeut:innen von einem Teilnehmer:in-Konto entknüpfen.

Wenn Sie die Verknüpfung mit sich selbst oder anderen aufheben, ist es wichtig, dass die von Ihnen geführten Tools übertragen werden! Der:die Teilnehmer:in kann Schwierigkeiten erfahren, wenn plötzlich niemand mehr das Modul begleitet.

Um sich selbst oder andere Therapeut:innen von einem Teilnehmer:in-Konto zu entknüpfen, folgen Sie den nächsten Schritten:

  1. Öffnen Sie das Teilnehmer:in-Konto
  2. Gehen Sie zu 'Therapeuten' (linkes Menü)
  3. Klick Sie auf 'Verbindung verwalten'
  4. Wählen Sie den:die Therapeut:in der:die Teilnehmer:in begleiten soll
  5. Klicken Sie nun auf 'Tools auf Therapeuten übertragen'
Übernimmt der:die Therapeut:in keine Tools? Dann können Sie auf "Verbindung zu Tools aufheben" klicken. Das kann z. B. nützlich sein, wenn Sie den Zugang zum Konto Ihres:r Teilnehmer:in behalten, aber die Kontaktmöglichkeiten beenden möchten.