Hoe maak je een cliëntaccount aan? Hoe kun je goed je caseload beheren? Op deze supportpagina lees je hier alles over.



 Menu in het cliëntaccount 


Het cliëntdossier heeft een menu aan de linkerzijde van het scherm. Vanuit dit menu kun je alle onderdelen van het account bekijken. 

  • Dashboard: Deze pagina wordt standaard geopend wanneer je een account opent. Op dit dashboard zie je in 1 overzicht alle tools waar de cliënt aan werkt en wat de voortgang is. 
  • Details: Hier vind je de accountgegevens van de cliënt (zoals naam, geboortedatum en e-mailadres). Je kunt deze gegevens aanpassen (tenzij deze optie is uitgeschakeld bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een koppeling met een EPD). Je kunt het account hier ook deactiveren en je kunt de welkomstmail opnieuw versturen. 
  • Gesprekken: Op deze pagina vind je alle gesprekken waar jij en deze cliënt samen deelnemer aan zijn.
  • Contactgeschiedenis: Elke handeling die in een cliëntaccount plaatsvindt wordt vastgelegd. Deze log vind je terug onder de contactgeschiedenis. De cliënt heeft in zijn eigen account ook inzage in deze log. 
  • Taken: Hier zie je welke taken er nog open staan voor de cliënt. Ook zie je welke taken jij als hulpverlener nog voor deze cliënt moet doen. 
  • Professionals: Hier zie je welke professionals (hulpverleners en supervisors) er gekoppeld zijn. Ook kun je andere professionals koppelen. Je kunt professionals - indien gewenst - ontkoppelen waarbij je ook direct de tools kunt overdragen naar een andere professional. 
  • Tools: De overige menu-items betreffen de begeleidingstools in het platform. Hier zie je aan welke modules, trainingen, dagboeken en vragenlijsten de cliënt bezig is. Je kunt de voortgang van de tools zien en je kunt nieuwe tools toevoegen.

 Cliëntaccount aanmaken 

Een cliëntaccount aanmaken

Heb je geen knop 'Cliënt toevoegen'? Dan is er waarschijnlijk een koppeling met het EPD. In dat geval worden accounts vanuit het EPD aangemaakt in Minddistrict en kun je niet handmatig cliënten toevoegen in Minddistrict. Neem contact op met je applicatiebeheerder als je hier vragen over hebt.(Opent in nieuwe venster)



Om een cliëntaccount aan te maken ga je naar de tab 'Cliënten' en klik je op '+ Cliënt toevoegen'. Voor een account aan te maken heb je de volgende gegevens nodig:

  • Geslacht
  • Voor en achternaam
  • E-mailadres 
  • Geboortedatum
Afhankelijk van de instellingen op jouw platform kan het ook nog nodig zijn om een telefoonnummer of een cliënt ID (meestal het EPD nummer) in te voeren. Je hebt de optie om een label toe te voegen of een pakket klaar te zetten voor de cliënt. Dit zijn optionele opties.


Als je alle gegevens hebt ingevoerd klik je op 'Toevoegen' en wordt het account aangemaakt. Je cliënt ontvangt op het opgegeven e-mailadres een welkomstmail waarmee hij of zij een wachtwoord kan aanmaken en kan inloggen. 



Problemen met het aanmaken van een account?

  • Krijg je bij het toevoegen van een cliënt de melding "Er bestaat al een gebruiker met dit e-mailadres"? Dan is er al een account op dit adres aangemaakt en kan er geen nieuw account worden aangemaakt. Klik hier voor meer informatie wat je in deze situatie kunt doen.(Opent in nieuwe venster)
  • Heb je geen knop '+Cliënt toevoegen'? Dan is er waarschijnlijk een koppeling met het EPD. In dat geval worden accounts vanuit het EPD aangemaakt in Minddistrict en kun je niet handmatig cliënten toevoegen in Minddistrict. Neem contact op met je applicatiebeheerder als je hier vragen over hebt.  
  • Ontvangt de cliënt geen welkomstmail? Controleer dan of het e-mailadres correct is ingevoerd of vraag of de email in de spambox terecht gekomen is. 

 Cliëntaccount aanpassen of (de)activeren 

Je kunt als hulpverlener een cliëntaccount aanpassen. Ga daarvoor het cliëntaccount en klik op 'Details' in het linkermenu.



  • Aanpassen: Hier heb je de mogelijkheid om de gegevens van de cliënt aan te passen. Je kunt de naam, e-mailadres, geslacht, en geboortedatum. Je kunt eventueel het cliëntaccount een label geven.
  • Twee-staps-authenticatie resetten (niet standaard beschikbaar): Heeft de cliënt geen herstelcodes meer om in te loggen met de twee-staps-authenticatie? Dan kun je hier de twee-staps-authenticatie resetten voor de cliënt.
  • Verstuur welkomstmail opnieuw: Hier heb je de mogelijkheid om de welkomstmail nogmaals te versturen. De cliënt ontvangt dan een e-mail met daarin een knop om een wachtwoord aan te maken. De knop in de e-mail is 7 dagen geldig.
  • Deactiveren: Een cliëntaccount deactiveren doe je wanneer een cliënt niet langer bij je organisatie in behandeling of onder begeleiding is. Deactiveren zorgt ervoor dat de cliënt niet langer kan inloggen. Zijn of haar data blijft wel bewaard. Je kunt een gedeactiveerd account altijd weer activeren.
Wil je jouw cliënt nog toegang tot zijn account geven, maar wil je niet dat er nog contact kan worden opgenomen? Zorg er dan voor dat je de tools en de professionals ontkoppelt van de cliënt. Klik hier hoe je dat kunt doen.(Opent in nieuwe venster)

 Cliëntaccount verwijderen 

Een cliëntaccount verwijderverzoek


Een cliënt heeft volgens de AVG-wet het recht op verwijdering van zijn of haar account. Vraagt een cliënt een verwijdering van zijn of haar account aan, dan kun je dit verzoek indienen bij de applicatiebeheerder van het Minddistrict platform. Hij of zij kan vervolgens het verzoek tot verwijdering aanvragen bij de Minddistrict servicedesk.

Bij verwijdering van een account wordt alle data (dit betreft onder andere alle data in de modules, inclusief de feedback door de hulpverlener, dagboeken, gesprekken en accountinformatie), definitief verwijderd. Dit is een onomkeerbare actie. De data kan niet meer worden teruggehaald.


Procedure van de servicedesk


Om het verzoek te kunnen verwerken heeft de servicedesk van Minddistrict de platform URL nodig en het geanonimiseerde cliënt ID. Je kunt deze informatie aanleveren aan de applicatiebeheerder.(Opent in nieuwe venster) Verzamel alvast deze gegevens om het proces te versnellen. Klik hier hoe de platform URL kunt vinden(Opent in nieuwe venster) en klik hier hoe het cliënt ID kunt vinden. (Opent in nieuwe venster)



Als de servicedesk van Minddistrict alle benodigde informatie heeft ontvangen van de applicatiebeheerder, wordt er gevraagd om een bevestiging van het verwijderverzoek. Het verwijderen van een account is namelijk een onomkeerbare actie. Mogelijk kan de applicatiebeheerder jou als hulpverlener vragen om deze bevestiging. Zodra de servicedesk de bevestiging heeft ontvangen, zal het verzoek binnen 5 werkdagen worden verwerkt. Er wordt een bevestigingsmail naar de applicatiebeheerder gestuurd als het account is verwijderd.

 Het (ont)koppelen van cliënten 

Je moet als hulpverlener aan een cliëntaccount gekoppeld zijn om dit account te mogen bekijken en bewerken. Er zijn verschillende routes om gekoppeld te worden:

  • Als je als hulpverlener zelf een cliëntaccount aanmaakt, wordt je automatisch gekoppeld.
  • Een hulpverlener die reeds gekoppeld is kan een andere hulpverlener koppelen.
  • Een professional met de rol 'Secretaresse' kan hulpverleners koppelen. 


Een andere hulpverlener (of supervisor) koppelen


Om een hulpverlener te koppelen neem je de volgende stappen:

  1. Open het dossier van een cliënt
  2. Ga in het dossier naar 'Professionals' (linkermenu)
  3. Klik op 'Hulpverlener koppelen'
  4. Selecteer de gewenste hulpverlener en klik op 'Hulpverlener koppelen'
Het is ook mogelijk om een supervisor te koppelen. Een supervisor is iemand die mee moet kunnen kijken in het account, maar niet actief begeleidt. Iemand die als supervisor gekoppeld is, kan geen berichten sturen en ontvangen van de cliënt. De supervisor kan wel zien wat de cliënt in de modules heeft geschreven en welke feedback de hulpverlener hier op heeft gegeven.



Jezelf of andere hulpverleners ontkoppelen


Je kunt jezelf of andere hulpverleners ontkoppelen van een cliëntaccount. 

Wanneer je jezelf of anderen ontkoppelt is het belangrijk dat tools die je begeleidt worden overgedragen! De cliënt loopt namelijk vast wanneer niemand de module begeleidt.


Om jezelf of een hulpverlener te ontkoppelen neem je de volgende stappen:

  1. Open het dossier van een cliënt.
  2. Ga in het dossier naar 'Professionals' (linkermenu).
  3. Klik op 'Beheer relatie'.
  4. Vink de tools aan om de begeleide tools te ontkoppelen.
  5. Selecteer de hulpverlener die de tools gaat begeleiden.
  6. Klik op 'Tools overdragen aan hulpverlener'.
Neemt de hulpverlener geen tools over? Dan kun je klikken op 'Ontkoppel tools'. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je jouw cliënt toegang wilt blijven tot account maar de mogelijkheden tot contact wilt beëindigen.