Het is een voorwaarde binnen Minddistrict dat een account aangemaakt wordt met een uniek emailadres. Dit emailadres moet een geldig en bestaand emailadres zijn. Voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord, deblokkeren van een account, etc, wordt er namelijk een email verzonden. Deze emails moet de gebruiker ten alle tijden kunnen ontvangen en beheren.



Wanneer je de melding krijgt dat een emailadres al bestaat in het platform, kun je een aantal stappen ondernemen.

Deze stappen hangen af van de configuraties van het platform en/of hoe je organisatie omgaat met nieuwe aanmeldingen van cliënten. Het verschilt dus per organisatie wat je het beste kunt doen.


Zoek naar het account

Je kunt proberen of je zelf het account kunt vinden. Hierdoor hoef je niet om hulp te vragen en kun je snel weer verder. Maar het is wel afhankelijk van de platformconfiguraties en/of hoe je organisatie omgaat met nieuwe aanmeldingen van cliënten.


Het zelf opzoeken van het account kan op twee manieren:

  1. Binnen je eigen caseload
  2. Buiten je eigen caseload


Zoeken binnen je eigen caseload  

Het kan zijn dat je organisatie aanmeldingen regelt met behulp van een secretariaat. Misschien heeft iemand anders het account al aan jouw caseload heeft toegevoegd. Ga hiervoor naar de tab 'Cliënten' en gebruik de zoekfilter om te zoeken in je caseload. Je kunt zoeken op:

  • Naam
  • Emailadres
  • ID
  • Geboortedatum (DD-MM-YYYY)

  


Zoeken buiten je caseload

Deze mogelijkheid hangt af van de platformconfiguraties van je organisatie.


Het kan zijn dat je de optie hebt om buiten je caseload te zoeken. Als dit voor je organisatie is ingesteld dan zie je naast 'Mijn cliënten' de optie 'Andere cliënten'.

 


Als je buiten je caseload zoekt, dan moet je altijd een motivatie opgeven waarom je het account van een cliënt wilt openen. Deze informatie wordt gelogd in het Minddistrict platform. De applicatiebeheerder(s) van het platform kunnen deze logs terugzien. Ook buiten de caseload kun je zoeken op:

  • Naam
  • Emailadres
  • ID
  • Geboortedatum (DD-MM-YYYY)
Zoek op 'Actief & inactief'. Hiermee doorzoek je ook de gedeactiveerde accounts.


Wat je vervolgens kunt doen hangt af van de platformconfiguraties van je organisatie. Er zijn drie opties mogelijk:

  1. Je hebt alleen 'read-only' rechten. Dan kun je twee dingen doen:
    1. Je kunt kijken bij de cliënt onder het kopje ‘professionals’ of er op dit moment een professional gekoppeld is aan de cliënt. Je kunt deze professional vragen om jou te koppelen.(Opent in nieuwe venster)
    2. Je neemt contact op met een secretaresse. Kijk hiervoor bij de stap 'Neem contact op met de secretaresse van het platform'.
  2. Je kunt jezelf koppelen aan de cliënt. Je wordt dan (een van) de hulpverleners die gekoppeld zijn aan het cliëntaccount. Zodra je gekoppeld bent kun je tools toewijzen, gesprekken starten en verder de behandeling begeleiden.
  3. De cliënt moet eerst toestemming geven om jou te koppelen als begeleidend hulpverlener. Je kunt een verzoek verzenden naar de cliënt die dat verzoek vervolgens eerst moet accepteren voordat je de begeleidende hulpverlener kunt worden. De cliënt kan het verzoek ook afwijzen.



Neem contact op met de secretaresse van het platform 

Degene met de rol Secretaresse in het platform heeft de mogelijkheid om cliëntaccounts aan hulpverleners te koppelen. Krijg je de melding dat een account al bestaat in het platform dan kun je de secretaresse vragen om dit account op te zoeken en aan jou te koppelen. 



Onder de tab 'Professionals' kun je filteren op 'Secretaresse'. Hierdoor kun je zien wie deze rol heeft in jullie platform. Neem contact op door op de naam en vervolgens op het gesprekswolkje te klikken om een gesprek te starten.

Er is sprake van een koppeling

Koppelingen zijn niet standaard op ieder platform beschikbaar. 


Wil je een account toevoegen of aanpassen maar krijg je de melding dat dit alleen beheerd kan worden in het externe bronsysteem, dan is sprake van een koppeling. Wanneer het Minddistrict platform is gekoppeld aan een extern systeem, zoals bijvoorbeeld een EPD, kunnen details uit het EPD worden overgenomen in een Minddistrict cliëntaccount. Om geen discrepanties te krijgen tussen het externe systeem en het Minddistrict platform kan het wenselijk zijn om vanuit Minddistrict geen gegevens te kunnen aanpassen. De gegevens kunnen dan in het externe systeem worden aangepast.


Neem contact op met de applicatiebeheerder(s) of helpdesk van je organisatie

Lukt het niet om binnen of buiten je caseload te zoeken, een secretaresse in het platform te vinden en/of via het bronsysteem (bijvoorbeeld EPD of KIS) bij de client te komen? Dan kun je altijd contact opnemen met de applicatiebeheerder(s) of helpdesk van je organisatie. Je vindt het emailadres onderaan elke pagina van het platform.

Kijk hier hoe je contact kunt opnemen met de applicatiebeheerder(s) of helpdesk van je organisatie(Opent in nieuwe venster)