Hoe zet ik modules, dagboeken, actieplannen en andere tools in?

Een module is een online programma waarin je cliënt informatie krijgt, filmpjes kan kijken en oefeningen kan maken. Als hulpverlener geef je mogelijk online feedback op deze oefeningen. Het kan de cliënt helpen om:

• Informatie beter te verwerken en onthouden.
• Thuis aan de slag te gaan met oefeningen die in de behandeling passen.
• Herkenning te vinden in filmpjes en voorbeeldcliënten.

Er zijn twee soorten modules:
(Mobiele) modules die door de cliënt niet alleen via de browser te volgen zijn, maar ook via de Minddistrict App.
Browser only modules die door de cliënt via de browser op zijn computer, laptop, tablet of telefoon te volgen zijn.De volgende instructies gelden voor de mobiele modules. Kijk hier voor de instructies voor het klaarzetten en aanpassen van browser-only modules.(Opent in nieuwe venster)

Een module selecteren en klaarzetten

In de catalogus kun je zien welke modules er voor jou beschikbaar zijn in het platform. Kijk hier hoe je kunt zoeken naar de juiste module in de catalogus.(Opent in nieuwe venster)

Je kunt via twee routes een module klaar te zetten:

1. Via de catalogus zoek je in alle content die er is de module. Vervolgens selecteer je de cliënt uit je caseload waarvoor je de module klaar wilt zetten.
2. In het account van de cliënt ga je naar de modulecatalogus en selecteer je de module die je klaar wilt zetten.

Een module aanpassen

Als je voor toevoegen kiest, dan kun je een aantal aanpassingen maken voordat je de module daadwerkelijk klaar zet. Je kunt:

• De titel van de module aanpassen
• Instellen wie de begeleidende hulpverlener is; dat is degene die eventuele berichten en/of feedbacktaken binnen krijgt.
• Aangeven of er wel of geen feedbackmomenten zijn.

Modules waar je feedback op geeft, bevatten 'verzendmomenten'. Zodra de cliënt bij zo'n verzendmoment is aangekomen, krijg je een taak om feedback te geven op de oefeningen. De feedback die je verstuurt is een gesprek. Cliënten kunnen dus reageren op jouw feedback.

Zodra je de module hebt toegevoegd kom je in het overzicht van de module met in de linker kolom de hoofdstukken. Aan de rechterkant zie je de pagina's van de module. Door de linker kolom te gebruiken kun je navigeren door de pagina's.

Je kunt een module passend maken voor de cliënt. Je kunt ervoor zorgen dat bepaalde hoofdstukken niet worden weergegeven. Dit kun je bijvoorbeeld doen wanneer er delen van de module niet relevant zijn voor de behandeling, of om de module korter te maken voor de cliënt. Dit kun je doen door de slider te verschuiven.

Een module begeleiden

Wanneer je een module hebt toegewezen aan een cliënt (of je bent begeleidende hulpverlener gemaakt door een secretaresse of een andere hulpverlener), dan ben je degene die de module begeleid. Je ontvangt meldingen wanneer je cliënt bezig is geweest in de module en de antwoorden naar je heeft verzonden. Als je de feedbackmomenten aan hebt gezet, dan krijg je een email dat er een taak is om feedback te geven op de ingestuurde antwoorden van de cliënt.

Zodra je de feedback hebt verzonden krijgt de cliënt een bericht dat er feedback klaarstaat. De cliënt kan hierop reageren en weer verder met het volgende deel van de module.

De feedbackgesprekken kun je ook terugvinden bij 'Gesprekken'.

Instellingen

Je vindt de instellingen van een module als je op het tandwieltje klikt. Dit kun je doen:

• Titel van de module aanpassen
• Feedback aan/uit zetten
• De begeleidend hulpverlener wijzigen
• Module verwijderen

Het verwijderen van een mobiele module is alleen mogelijk als de cliënt nog niet is begonnen met de module. Zodra een cliënt de module opent, wordt de module gelogd in het dossier van de cliënt. Browser-only modules kunnen niet in hun geheel verwijderd worden. Het is wel mogelijk om een browser-only module af te breken. Lees hier hoe je een browser-only module kan annuleren.(Opent in nieuwe venster) 

Een tweede module; parallel of volgordelijk?

Wanneer je een tweede module wilt klaarzetten voor de cliënt:  Wil je deze naast de huidige module klaarzetten of wil je de module achter de huidige module plaatsen?

• Modules naast elkaar klaarzetten betekent dat de cliënt kan kiezen aan welk onderwerp hij wil werken; je kunt meteen het traject verbreden. Te veel modules naast elkaar kunnen ook weer afleidend werken.
• Modules achter elkaar plaatsen betekent dat de cliënt pas kan starten met volgende module als de eerste modules is afgerond. Hierdoor kan de cliënt zich focussen op een gericht onderwerp, maar heeft de cliënt ook minder keuzevrijheid. 

Een tweede module klaarzetten betekent dat je bij het klaarzetten kunt kiezen:

• om de module aan een bestaande module lijst toe te voegen (volgordelijk). Klik hiervoor op de blauwe balk met de moduletitel.
• om een nieuwe modulelijst te starten (parallel). klik hiervoor op 'Maak een nieuwe modulelijst aan'.

Een dagboek of tracker is een goede tool om inzicht te krijgen in patronen en voortgang van je cliënt. Bijvoorbeeld in de stemming, emoties of het slaappatroon van de cliënt. Het bijhouden van een dagboek/tracker kan heel nuttig zijn. Het geeft zowel je cliënt en jou als hulpverlener meer inzicht. Daarnaast biedt het tijdens een face-to-face gesprek goede handvatten om over te praten. Een mooie ondersteuning voor elk traject dus!

Een dagboek/tracker selecteren en klaarzetten

In de catalogus kun je zien welke dagboeken/trackers er voor jou beschikbaar zijn in het platform. Kijk hier hoe je kunt zoeken naar de juiste tools in de catalogus.(Opent in nieuwe venster)

Je kunt als hulpverlener via twee routes een dagboek/tracker selecteren:

1. Via de algemene catalogus zoek je in alle content die er is het juiste dagboek. Vervolgens selecteer je de cliënt uit je caseload waarvoor je het dagboek klaar wilt zetten.
2. In het account van de cliënt ga je naar de dagboekcatalogus en selecteer je het dagboek/tracker dat je klaar wilt zetten.

Een dagboek/tracker begeleiden

Een dagboek/tracker heeft geen actieve begeleiding nodig. Er zitten geen feedbackmomenten in zoals bij een module. Daarom ontvang je geen notificaties als je cliënt zijn of haar dagboek/tracker heeft ingevuld. Het is echter wel raadzaam om regelmatig in het dagboek te kijken wat je cliënt heeft ingevuld. Je kunt een bericht sturen als je wilt reageren op het dagboek. Of je kunt de voortgang face-to-face bespreken. Zo bekijk je het dagboek/tracker van je cliënt:

1. Zoek de cliënt en klik op zijn/haar naam om in het dossier te komen
2. Ga naar het menu-item 'Dagboek' 
3. Je kunt de voortgang zien in de kalender, grafiek, tijdlijn en jaaroverzicht.

Een dagboek/tracker aanpassen

Je kunt een aantal aanpassingen maken in een dagboek. Open hiervoor het dagboek. Ga vervolgens naar de tab 'Configuratie'. Je kunt hier:

• De begeleidende hulpverlener wijzigen.
• Een dagboek archiveren.
• De takenplanning wijzigen (reminders voor de cliënt).

Als je een dagboek archiveert kan de cliënt het dagboek niet langer invullen. Eerder ingevulde momenten blijven gewoon bewaard en zichtbaar. Je kunt een gearchiveerd dagboek altijd weer activeren.

Een takenplanning aanpassen

Met een takenplanning kun je reminders voor je cliënt instellen. Als een reminder wordt verstuurd, ontvangt de cliënt een bericht om het dagboek/tracker in te vullen. Als een cliënt gebruik maakt van de Minddistrict app, krijgt de cliënt een reminder in de vorm van een pushbericht.

De Minddistrict app moet op de achtergrond aanstaan om de pushberichten te kunnen ontvangen.

In de takenplanning kun je bepalen wanneer, hoe vaak en welke periode de cliënt de reminders zal ontvangen. Ook kun je een notificatiebericht instellen.

Bij de meeste dagboeken heb je de optie om de standaard takenplanning te activeren. Je hoeft de takenplanning dan niet zelf in te stellen. Hier zit vaak een einddatum aan verbonden. Als een cliënt geen reminders meer ontvangt, kan het zijn dat de takenplanning is afgelopen. Door de takenplanning aan te passen kan de cliënt langer reminders blijven ontvangen.

Nieuwe versie dagboek beschikbaar

Tools zoals dagboeken worden onderhouden. Zo kan het zijn dat er wijzigen worden aangebracht in dagboeken/trackers. Deze wijzigen worden niet automatisch doorgevoerd. Wanneer cliënten regelmatig een dagboek/tracker invullen, is het gek als het dagboek/tracker er ineens anders uitziet. Als je ziet dat er een nieuwe versie beschikbaar is, kun je de oude en nieuwe versie met elkaar vergelijken. De verschillen kun je bespreken met de cliënt, voordat je het nieuwe dagboek/tracker updatet. Zo voorkom je dat de cliënt voor verrassingen komt te staan.

Een dagboek/tracker archiveren

Is een cliënt klaar met het dagboek/tracker? Dan kun je het dagboek archiveren. Het dagboek verdwijnt dan van de homepage van de cliënt. Mocht de cliënt toch verder willen gaan met dagboek, dan kun je het dagboek weer activeren. Je vindt de gearchiveerde dagboeken onderaan de 'Configuratie' tab.

Een plan of een schema kan je helpen om overzicht te houden binnen de behandeling van een cliënt, of om aan doelen te werken.

De plannen/schema's staan altijd bovenaan de homepagina van de cliënt zodat ze er snel en makkelijk bij kunnen. Tevens kan de cliënt de plannen en schema's altijd aanpassen.

Een voorbeeld van een plan is het signaleringsplan. Hiermee kunnen cliënten overzichtelijk hun signalen en acties in kaart brengen om terugval te voorkomen. Je hebt ook een als/dan plan die helpt om realistische doelen te stellen en een oefenplan waar je uitdagende situaties mee kan oefenen. Middels het schema casusconceptualisatie kan de cliënt een overzicht, en zo inzicht, krijgen over hoe ze in elkaar zitten.

Het gene wat de cliënten in de module opschrijven, kan verzameld worden in een plan. Zo hebben ze altijd hun eigen plan of schema op zak, wat makkelijk aangepast en opgeslagen kan worden.

Een plan of schema selecteren en klaarzetten

In de catalogus kun je zien welke plannen of schema's er voor jou beschikbaar zijn in het platform. Kijk hier hoe je kunt zoeken naar de juiste plannen of schema's in de catalogus.(Opent in nieuwe venster)

Je kunt via twee routes een plan/schema klaar te zetten:

1. Via de catalogus zoek je in alle content die er is de plannen en schema's. Vervolgens selecteer je de cliënt uit je caseload waarvoor je de plannen/schema's klaar wilt zetten.
2. In het account van de cliënt ga je naar de catalogus en selecteer je de plannen/schema's die je klaar wilt zetten.

Er zijn ook modules die plannen of schema's kunnen triggeren. Bijvoorbeeld de module 'Expert van jezelf' triggert automatisch het signaleringsplan. De antwoorden uit de module komen automatisch in het plan te staan.

Een plan/schema begeleiden

Wat een cliënt invult in het plan of schema kun je terugvinden in het account. Ook de aanpassingen van een client kun je terugzien. Zo bekijk je een plan of schema van je cliënt:

1. Zoek de cliënt en klik op zijn/haar naam om in het dossier te komen
2. Ga naar het menu-item 'Plan of schema's'

Een plan/schema aanpassen

Als je voor toevoegen kiest, dan kun je een aantal aanpassingen maken voordat je de plannen of schema's daadwerkelijk klaar zet. Je kunt:

• De titel van het plan of schema aanpassen
• Instellen wie de begeleidende hulpverlener is.

In een aantal mobiele modules hebben cliënten de mogelijkheid om een actieplan op te stellen. Met de actieplannen kunnen cliënten een persoonlijk doel opstellen om naartoe te werken en hun voortgang regelmatig evalueren. Het actieplan herinnert de cliënten er regelmatig aan om de voortgang bij te houden. Zo kunnen ze, waar nodig, het plan bijstellen. Dit geeft de cliënten én de hulpverleners extra inzicht in de stappen die gezet worden naar de gewenste gedragsverandering.

Een actieplan begeleiden

In de mobiele modules worden cliënten begeleid bij het opstellen van een plan met daarin hun persoonlijke en haalbare doel. Zodra het plan is aangemaakt vanuit de module, kunnen cliënten hun doel invullen en een datum vaststellen waarop ze het doel behaald willen hebben.

Cliënten ontvangen regelmatig een taak met een reminder om bij te houden hoe het gaat met de voortgang op hun doel. Meerdere modules hebben actieplannen dus cliënten kunnen aan meerdere actieplannen tegelijk werken. Deze plannen worden geactiveerd vanuit de module en bestaan als onafhankelijke tools die altijd beschikbaar zijn op het homescherm. Na een evaluatie, of op ieder ander moment, kunnen cliënten hun doel herzien en eventueel aanpassen. Zodra cliënten hun doel bereiken, wordt het doel gemarkeerd als 'behaald' en het plan wordt gearchiveerd.

Als hulpverlener kun je alle plannen van je cliënten inzien. Je kunt zien wanneer de volgende evaluatiemomenten gepland staan en je kunt alle evaluaties die over een doel zijn ingevuld bekijken en zo de voortgang van je cliënten monitoren.

Een screening is een tool om vragenlijsten aan te kunnen bieden aan cliënten.

Een screening selecteren en klaarzetten

In de catalogus kun je zien welke screenings er voor jou beschikbaar zijn in het platform. Kijk hier hoe je kunt zoeken naar de juiste tool in de catalogus.(Opent in nieuwe venster)

Je kunt via twee routes een screening klaar te zetten:

1. Via de catalogus zoek je in alle content die er is een screening. Vervolgens selecteer je de cliënt uit je caseload waarvoor je de screening klaar wilt zetten.
2. In het account van de cliënt ga je naar de screeningcatalogus en selecteer je de screening die je klaar wilt zetten.

Een screening begeleiden

Als je cliënt een screening heeft ingevuld dan kun je de ingevulde vragenlijst terugvinden in zijn of haar dossier onder het menu-item 'Screening'. Een screening kan een begeleidende rapportage voor jou als hulpverlener bevatten. Dit is een berekening en/of uitkomst  op basis van de gegeven antwoorden door de cliënt. De rapportage kan ook een (verwijs)advies bevatten.

In de monitoring kun je vragenlijsten aanbieden die meer dan één meetmoment hebben. Om de voortgang van een cliënt inzichtelijk te maken, worden de resultaten van de monitoring met elkaar vergeleken en grafisch weergegeven.

Een monitoring selecteren en klaarzetten

In de catalogus kun je zien welke monitorings er voor jou beschikbaar zijn in het platform. Kijk hier hoe je kunt zoeken naar de juiste tool in de catalogus.(Opent in nieuwe venster)

Je kunt via twee routes een monitoring klaar te zetten:

1. Via de catalogus zoek je in alle content die er is een monitoring. Vervolgens selecteer je de cliënt uit je caseload waarvoor je de monitoring klaar wilt zetten.
2. In het account van de cliënt ga je naar de monitoringcatalogus en selecteer je de monitoring die je klaar wilt zetten.

Klik in de catalogus op de titel van de monitoring om de inhoud te bekijken. Je ziet dan uit hoeveel meetmomenten de monitoring bestaat. En hoeveel tijd er tussen deze meetmomenten gepland is. Zodra je de monitoring daadwerkelijk start voor een cliënt bepaal je de startdatum van het eerste meetmoment.

Een monitoring begeleiden

Wanneer de monitoring aan de cliënt is toegevoegd, ontvangt de cliënt een taak om de eerste meting te beginnen.

• Afgeronde meting: Zodra een cliënt een meting heeft ingevuld, ontvang je als hulpverlener een e-mail. Je kunt dan de ingevulde meting bekijken in het platform. Als er meerdere metingen zijn ingevuld, kun je in de grafiek het verloop bekijken. 
• Niet-afgeronde meting: Als de cliënt 2 weken na de activatiedatum de meting niet heeft ingevuld krijg je daar als hulpverlener een e-mail over. Via de link in deze e-mail kun je de ´reden voor non-respons´ opgeven. Kies hier de reden die het meest waarschijnlijk is.

Het opgeven van de non-respons is een platformconfiguratie die kan worden ingesteld door de applicatiebeheerder.

Een monitoring aanpassen

 Je kunt een monitoring aanpassen. Zo kun je als hulpverlener:

• De titel veranderen.
• De gekoppeld hulpverlener wijzigen.
• Meetmomenten herplannen.
• Meetmomenten verwijderen.
• Metingen toevoegen.